عزیزی با من تماس گرفت که ”در ارتباط با کارگاه‌های زیر 5 نفر چه ایده‌ای داری تا اینها رشد کنند؟“ به او گفتم ”عزیز جان، همین الان که ایده در جیبم ندارم تا به شما بدهم تا بتوانی کارگاه‌ات را رشد بدهی! باید آمد دید کارگاه شما چه کار می‌کند، چه چیزی تولید می‌کند، چه امکاناتی دارد، چه آدمهایی آنجا دارند کار می‌کنند، نحوه مدیریت چگونه است؟ علاوه بر این، ایده را صاحب کسب‌وکار که درگیر کار است و به آن مسلط است، باید پیدا کند و من فقط به او در رسیدن به ایده(های) لازم کمک می‌کنم، چرا؟ چون او آنقدر در اطلاعات گوناگون غرق است که نمی‌داند چگونه مشکلش را حل کند، اصلاً فرآیند ایده یابی را نمی‌داند!“
ایده یابی فرآیندی دارد که در ادامه به آن می‌پردازم.
گام اول، طرح موضوع، مشکل یا مسئله است. این طور نیست که به شخصی بدون هیچ گونه مهارت و تجربه و دانشی، ایده‌ای بدهی که برود با آن پول درآورد یا مشکلش را حل کند. باید نیازی باشد، باید مشکلی وجود داشته باشد. چه چیزی باعث شده است که بهره‌وری کاهش یابد؟ چه اشکالی وجود دارد که جلوی افزایش درآمد را گرفته است؟ چه گلوگاه‌هایی وجود دارد که باعث افزایش هزینه‌ها می‌شود؟ همه اینها را بنویسید تا وضوح آن برای‌تان بیشتر شود.
گام دوم، فکر کردن در رابطه با راه‌حل‌های ممکن است. حتی میتوانید با کمک همکاران و هر کس دیگری در خارج از حوزه کسب‌وکارتان طوفان فکری راه بیاندازید. همه راه‌حل‌ها را بنویسید و با کمک افراد ذکر شده، آنها را دسته‌بندی کنید، حذف کنید، ترکیب کنید و بهترین‌ها را انتخاب و سپس اولویت‌بندی کنید. باز هم تاکید می‌کنم همه موارد را بنویسید.
گام سوم، بررسی امکانات است. برای اجرای ایده مورد نظرتان، به چه امکاناتی نیاز دارید (بدون توجه به اینکه موجود دارید یا ندارد)، این امکانات می‌تواند، دانش، تجهیزات (اعم از سخت‌افزار یا نرم‌افزار)، پول و سایر موارد باشد. کلیه موارد را نوشته و حالا به دو قسمت، امکانات موجود و غیر موجود تقسیم بندی کنید. این امکانات غیر موجود می‌تواند شامل طی دوره‌های آموزشی باشد یا استخدام کسی که دانش مرتبط را دارد و یا دیگر منابع.
گام چهارم، نوشتن برنامه‌ای اجرایی برای این ایده است. در این برنامه تعیین می‌کنید به چه امکانات و منابعی نیاز دارید، چقدر باید هزینه کنید ( این هزینه هم شامل استفاده از امکانات موجود است و هم خرید امکانات ناموجود)، چه مراحلی را باید طی کنید، چگونه و از چه طریقی باید مسیر را طی کنید. در انتها تعیین زمان‌بندی طی زیر مرحله‌هاست.
با ذکر مثالی واقعی موضوع را بازتر می‌کنم. سالها قبل در یک شرکتی مدیر کیفیت بودم. یکی از کارهای اصلی کیفیت، فرآیند مستندسازی است. در این فرآیند، بعد از این که دانش فنی مکتوب شد، در فرمت خاصی مستندسازی می‌شود. در مرحله بعد این مستند به تایید و تصویب افراد مافوق رسیده و سپس به تعداد مورد نیاز تکثیر و مهر می‌شود و در مرحله بعد توزیع می‌شود و اگر ورژن قبلی از مستند فعلی موجود بود، آن باز پس گیری می‌شود.
در این شرکت، چهار بخش اصلی وجود داشت که هر بخش هم برای خودش دارای زیر مجموعه‌ای تقربیاً مستقلی بود. خب، یک سری از مستندات، عمومی بودند که بین هر چهار بخش توزیع می‌شدند و بقیه مستندات خاصی بودن که باید برای هر زیر بخشی تهیه و توزیع می‌شد. مشکل ما از این جا شروع شد که شرکت در حال توسعه بود و حجم کار ما هم در حال افزایش. به طوری که متوسط 50٪ از زمان ما صرف این فرآیند مستندسازی می‌شد و همچنین در زمانی که نزدیک به زمان ممیزی خارجی بودیم، مدیران تازه یادشان می‌آمد که باید مستنداتی را بازنگری کنند و ما ناچار می‌شدیم بطور موقت یک یا دو نفر را از بخش‌های دیگر قرض بگیریم تا کارها انجام شود.
البته من می‌توانستم مثل دیگر مدیران افرادی را استخدام کنم تا این موضوع حل شود، اما در قبال این راه حل مقاومت می‌کردم. پس براساس گام اول مشکل مشخص شد.
در گام دوم، بعد از بررسی، به این نتیجه رسیدم که باید یک سیستم بدون کاغذ راه بیاندازم (البته شاید الان این راه حل ساده‌ای به نظر برسد که به ذهن هر کسی می‌رسد ولی آن زمان هنوز هیچ شرکتی وجود نداشت که بخواهد که همچین خدماتی را ارائه بدهد). در گام بعد ما رفتیم سراغ شرکت‌های که می‌توانستند به ما کمک کنند. اما هم هزینه آن خیلی بالا بود و هم آنها هیچ تجربه‌ای در این کار نداشتند.
در همین مرحله دیدم خودم می‌توانم بالاخره در حد بضاعتم این سیستم را راه‌اندازی کنم فقط کافی است که نرم‌افزارهای لازم را تهیه و آنها را یاد بگیرم. بالاخره در گام چهارم بعد سه ماه یک سیستم بدون کاغذ را راه انداختم. البته این را بگویم شرکت از قبل دارای یک سیستم شبکه مناسب هم بود.
اجرای این ایده باعث شد اولاً 30٪ در زمان ما صرفه جویی شود و شرکت هم در هزینه‌های استخدام حداقل یک نفر و همینطور هزینه‌های چاپ و تکثیر و همینطور هزینه زمانی خود بخش کیفیت صرفه جویی شود. و دیگر اینکه این وقت آزاد شده این امکان را داد که بتوانیم در پروژه‌های درآمدزا نیز داخل شویم.
به عبارتی به دنبال اجرایی کردن این ایده هم به طور مستقیم کاهش هزینه و افزایش بهره‌وری را داشتیم و هم بطور غیر مستقیم افزایش درآمد را. جالب اینکه با اینکه هنوز سالها از این موضوع می‌گذرد، آن سیستم دارد کار می کند و جایگزین نشده است.
